Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est [raison sociale], [forme juridique], immatriculée au RCCM sous le numéro [numéro], dont le siège est situé [adresse], République démocratique du Congo (« Okapi AI », « nous »).

Pour toute question relative à vos données : [email protected].

2. Données que nous collectons

Liste d'attente : adresse e-mail et, si vous les indiquez, nom, organisation, profil (entreprise, cabinet, etc.), ville, langue choisie, ainsi que la date de votre consentement.

Compte et service (après le lancement) : identifiants de compte, organisation, questions posées à l'assistant, réponses générées, avis que vous laissez sur les réponses, et documents que vous choisissez de téléverser.

Données techniques : adresse IP, type de navigateur, pages consultées et journaux de sécurité, traités par notre hébergeur et par Cloudflare pour acheminer le trafic et protéger le service.

Nous ne collectons pas volontairement de données sensibles. Merci de ne pas inclure dans vos questions de données personnelles de tiers ou d'informations confidentielles qui ne sont pas nécessaires.

3. Finalités et bases légales

• Vous informer du lancement et de l'accès anticipé (liste d'attente) : votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment.
• Fournir le service, gérer votre compte et, le cas échéant, la facturation : l'exécution du contrat.
• Assurer la sécurité, prévenir les abus et corriger les erreurs : notre intérêt légitime.
• Améliorer la qualité et l'exactitude des réponses (évaluation, analyse d'erreurs) : notre intérêt légitime, sur des données limitées au strict nécessaire.
• Respecter nos obligations légales (comptabilité, réquisitions des autorités) : l'obligation légale.

Nous ne vendons pas vos données et ne les utilisons pas à des fins publicitaires.

4. Intelligence artificielle

Pour générer une réponse, votre question et des extraits de textes juridiques pertinents sont transmis à un fournisseur de modèle de langage via son API. Nous sélectionnons des fournisseurs dont les conditions contractuelles excluent l'utilisation des données transmises par API pour entraîner leurs modèles.

Okapi AI n'entraîne pas de modèle d'IA avec vos données. Des échanges peuvent être examinés, de manière limitée et sécurisée, pour mesurer et améliorer la qualité des réponses.

5. Destinataires et sous-traitants

Vos données sont accessibles uniquement aux personnes habilitées d'Okapi AI et à nos sous-traitants techniques, dans la limite de leurs missions :

• Cloudflare (réseau, sécurité, DNS et stockage de fichiers R2)
• DigitalOcean (hébergement des serveurs)
• Fournisseurs de modèles de langage : [Anthropic / OpenAI / Mistral AI, selon le modèle retenu]
• Fournisseur d'embeddings : [OpenAI ou Cohere]
• Langfuse (suivi de la qualité des réponses de l'IA)
• Sentry (détection des erreurs techniques)
• [Fournisseur d'envoi d'e-mails, à compléter]

6. Transferts hors de la RDC

Nos serveurs et certains sous-traitants sont situés hors de la République démocratique du Congo, notamment aux États-Unis et dans l'Union européenne. Nous encadrons ces transferts par des engagements contractuels de confidentialité et de sécurité adaptés.

7. Durées de conservation

• Liste d'attente : jusqu'à votre désinscription, et au plus tard 12 mois après le lancement public si vous ne créez pas de compte.
• Compte, questions et réponses : pendant la durée de votre compte, puis supprimés ou anonymisés dans un délai de [90] jours après sa clôture, sauf obligation légale.
• Journaux techniques : [30] jours.
• Sauvegardes : 30 jours, puis supprimées automatiquement.

8. Vos droits

Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification, leur suppression, la limitation du traitement, vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime et retirer votre consentement à tout moment, en écrivant à [email protected]. Nous répondons dans un délai de 30 jours.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l'autorité de protection des données compétente, conformément à l'Ordonnance-loi n° 23/010 du 13 mars 2023 portant Code du numérique et, le cas échéant, à la réglementation applicable dans votre pays de résidence.

9. Sécurité

Nous protégeons vos données par le chiffrement des communications (HTTPS), le contrôle strict des accès, l'isolement des services internes, des sauvegardes chiffrées et une surveillance continue. Aucun système n'étant parfaitement sûr, nous vous informerons sans délai en cas de violation de données susceptible de vous affecter.

10. Cookies

Nous utilisons uniquement des cookies strictement nécessaires : mémorisation de votre langue, session de connexion et protection contre la falsification de requêtes. Nous n'utilisons pas de cookies publicitaires ni de traceurs tiers. Si cela change, nous vous demanderons votre accord au préalable.

11. Mineurs

Okapi AI s'adresse aux professionnels et n'est pas destiné aux personnes de moins de 18 ans.

12. Modifications

Nous pouvons mettre à jour cette politique. La date en tête de page indique la dernière version ; en cas de changement important, nous vous en informerons par e-mail ou sur le site.